Comment mener des réunions efficaces

Vous n’aimez pas particulièrement les réunions ? Vous avez l’impression que c’est une perte de temps ? Et si une meilleure stratégie pouvait changer la donne ?

À chaque fois qu’une réunion s’ajoute dans votre agenda, vous soupirez. Pas encore des heures perdues à ne pas pouvoir avancer dans vos tâches ! Comment rendre ces rencontres plus pertinentes et productives ? Le site GoBurrows nous donne quelques trucs.

 

Choisissez bien vos réunions

Beaucoup de rencontres n’ont pas lieu d’être. Mais une réunion en particulier vaut vraiment la peine. On parle bien sûr de la réunion la plus importante de la semaine : celle du debriefing, le lundi matin. Autant une réunion peut être un brûleur d’énergie, autant celle-ci est primordiale.

Dans un scénario idéal, vous pourrez avoir une rencontre d’une heure, une fois par semaine. Parfois, vous aurez besoin de plus, d’autres fois, de moins. Avec une équipe d’ingénieurs, il est évidemment préférable de vous rencontrer en personne.

Prévoyez-vous également un 10-15 minutes au milieu de la semaine et un autre moment vers la fin de la semaine pour discuter avec votre gestionnaire, question de prendre le pouls.

 

De quoi on parle ?

Le pire que vous pourriez faire, c’est de vous présenter sans avoir lu le plan de réunion. Quand vous rencontrez votre patron et vos collègues, vous devez vous préparer.

Assurez-vous donc de bien prendre note des points à aborder par courriel. En les compilant, vous aurez un plan plus défini de votre prochaine rencontre.

Arrivez préparé par rapport à vos propres travaux, vous devez rendre des comptes à vos collègues et discutez avec eux, alors autant maîtriser vos trucs sur le bout des doigts, même si c’est le lundi matin...

 

Restez dans la simplicité

Il y a des centaines d’outils que vous pouvez utiliser pour organiser votre agenda et vos notes de réunion. Soyez à l’aise d’utiliser celui qui vous convient le mieux. L’important, c’est de choisir une option qui vous semble simple et facile à gérer.

Pendant la réunion, assurez-vous d’être totalement attentif. Si vous êtes au téléphone par exemple, n’allez pas jeter un oeil sur Facebook ou LinkedIn pendant que vous parlez à votre gestionnaire ! N’hésitez pas à demander la même attention à votre patron pour tenir des réunions rapides et efficaces.

Gageons qu’avec ces petits trucs, votre rapport aux réunions risque de changer…