Que ce soit comme employé ou comme étudiant, un ingénieur doit écrire une multitude de courriels à une multitude de personnes. La rédaction de courriels est donc une habileté que l’ingénieur doit apprendre à développer tôt dans sa carrière s’il souhaite gagner en efficacité.
Comment s’y prendre? Le site web Engineering.com offre 9 conseils en la matière.
1. Demandez-vous si vous avez vraiment besoin de rédiger ce courriel
Parfois, une entrevue ou un coup de téléphone sont plus appropriés et plus efficaces qu’un courriel, alors demandez-vous si ces moyens ne sont pas préférables.
2. Choisissez bien votre destinataire
Vous ne devriez envoyer un courriel qu'à ceux qui ont vraiment besoin des informations que vous avez. Pas la peine d'envoyer un courriel à tous vos contacts juste « au cas où ». Vous feriez perdre du temps à beaucoup de monde. Faites attention au langage employé dans votre courriel, adaptez-le au destinataire.
3. N'utilisez la fonction « Répondre à tous » que si vous voulez vraiment répondre à tout le monde.
Ce n'est pas parce que des gens étaient en copie dans le premier courriel qu'ils sont intéressés par le reste de la conversation. Comme pour le point précédent, voyez qui a vraiment besoin d'être informé.
4. Mettez en sujet quelque chose de précis que vous comprendrez longtemps après
Votre sujet doit être spécifique et clair, il doit vous permettre de vous y retrouver facilement. Si dans quelques mois vous souhaitez retrouver votre courriel afin d’en extraire une information, vous n’aurez ainsi pas de peine à le retrouver.
5. Remplissez les champs de destinataires correctement
Les gens qui sont en destinataires directs sont ceux que vous voulez solliciter et/ou informer, ceux qui sont censés vous répondre. Par contre, ceux qui sont en copie peuvent survivre sans lire le mail. Assurez-vous donc de classer les bons destinataires dans les bons champs.
6. Demandez-vous quel est le but de votre courriel
Définissez l'objectif de votre courriel, et ne vous en éloignez pas en les rédigeant. Cela vous aidera à rester clair et concis auprès de vos destinataires, et ainsi gagner en efficacité.
7. Écrivez correctement
Parfois, votre courriel fera office d'introduction auprès de quelqu'un d'important, alors soignez votre orthographe, votre grammaire, etc. Il arrive aussi qu’une erreur change complètement le sens de votre message! Gardez l’œil ouvert.
8. Soignez le format de votre courriel
Au lieu de faire un simple bloc de texte indigeste, faites une liste, des paragraphes ou un graphique si vous sentez que c'est approprié. Le message passera mieux.
9. Utilisez une signature utile
Vous permettrez à votre destinataire de vous contacter plus facilement si vous laissez vos coordonnées, votre numéro de téléphone notamment, dans votre signature. Vous pouvez aussi mettre dans votre signature l'adresse d'un site web. À vous de tirer le maximum des petits détails!
